Food cost - jak obliczyć? Wzór, przykłady i normy z praktyki restauratora

Prowadzę lokale gastronomiczne od 8 lat. Przez pierwsze lata prawie nie liczyłem kosztów - i przepłaciłem za to więcej, niż chciałbym przyznać. Ten artykuł to wszystko, co dziś wiem o food coście: jak go liczyć, jakie wartości są zdrowe i - najważniejsze - dlaczego samo policzenie receptur to za mało.

Trzy rodzaje kosztów w gastronomii

Zanim przejdziemy do wzorów, jedna rzecz musi być jasna. W gastronomii masz trzy rodzaje kosztów.

Pierwsze to koszty stałe: czynsz, ZUS, księgowość, abonamenty. Trzeba je znać i brać pod uwagę przy planowaniu, ale są stałe - nie musisz ich liczyć co tydzień, bo się nie zmieniają.

Drugie to koszty pracownicze, czyli labor cost. Trzecie to food cost - koszt surowców, z których robisz jedzenie i napoje.

I teraz zasada, której pilnuję we wszystkich swoich lokalach: food cost i labor cost powinny być każdy poniżej około 33%. Dlaczego? Prosta matematyka. Jeśli zrobisz duży obrót, ale food cost wyjdzie 40% i pracownicy wyjdą 40%, to zostaje Ci 20% na czynsz, media, marketing i zysk. Przy większości lokali to za mało - możesz mieć pełną salę i nie zarobić nic.

Te dwa wskaźniki, w przeciwieństwie do kosztów stałych, zmieniają się codziennie. Dlatego to właśnie je trzeba liczyć na bieżąco, nie raz na kwartał u księgowej.

Food cost teoretyczny - wzór per danie

Zacznijmy od wersji, którą znajdziesz w każdym artykule o food coście. To food cost teoretyczny, liczony z receptury.

Food cost = (koszt składników dania / cena sprzedaży netto) × 100%

Przykład: pizza margherita. Ciasto, sos, mozzarella, bazylia - powiedzmy 9 zł w zakupie. Sprzedajesz ją za 36 zł netto. Food cost: 9 / 36 × 100% = 25%.

Ten wzór jest przydatny do jednej rzeczy: wyceny menu. Zanim wstawisz danie do karty, liczysz jego food cost i sprawdzasz, czy przy Twoich cenach zakupu w ogóle opłaca się je sprzedawać. Danie z food costem 50% to kula u nogi - generuje obrót, ale nie zysk.

Jaki food cost jest dobry?

W branży przyjmuje się widełki 25-35%. Z mojej praktyki: pilnuję, żeby było poniżej 35%, ale zasada jest prosta - im niżej, tym lepiej, bo więcej zostaje na koszty stałe i zysk. Nie ma nagrody za food cost równo 30%. Jest nagroda za niski food cost przy zadowolonych gościach.

Widełki różnią się między typami lokali. Pizzeria może zejść poniżej 25%, bo mąka i ser są tanie względem ceny pizzy. Restauracja z rybami i wołowiną będzie bliżej 35% i to jest ok - nadrabia wyższym rachunkiem. Bar zarabia na napojach, gdzie koszt surowca to często kilkanaście procent.

Food cost realny - ten, który naprawdę się liczy

I tu dochodzimy do rzeczy, której większość poradników nie tłumaczy. Food cost teoretyczny to plan. A plan to nie rzeczywistość.

Food cost realny liczysz z faktur i utargów, dla całego lokalu:

Food cost realny = (wydatki na towar w danym okresie / przychód w tym okresie) × 100%

Przykład: w czerwcu wydałeś na towar 28 000 zł, a utarg wyniósł 90 000 zł. Food cost realny: 28 000 / 90 000 × 100% = 31,1%.

Jeśli prowadzisz osobno kuchnię i bar, licz osobno: wydatki na jedzenie przez przychód z jedzenia, wydatki na napoje przez przychód z baru. Inaczej tani bar zamaskuje Ci drogą kuchnię.

Różnica między teoretycznym a realnym - tu uciekają pieniądze

Teraz najważniejszy akapit tego tekstu.

Policzyłeś z receptur, że Twój food cost powinien wynosić 28%. Policzyłeś z faktur, że realnie wynosi 33%. Te 5 punktów procentowych różnicy to pieniądze, które uciekają Ci bokiem. Przy 100 000 zł miesięcznego obrotu to 5 000 zł. Co miesiąc.

Skąd się bierze ta różnica? Z rzeczy, których nie ma w recepturze: za duże porcje, straty i zepsuty towar, pomyłki kuchni, gratisy dla znajomych, podjadanie, w najgorszym wypadku - kradzieże. Receptura tego nie widzi. Faktury i utargi widzą wszystko.

Dlatego food cost realny jest ważniejszy od teoretycznego. Teoretyczny mówi, ile powinno kosztować. Realny mówi, ile kosztuje naprawdę. A Twoim zadaniem jest minimalizować różnicę między nimi.

Ceny dostawców - cichy zabójca marży

Jest jeszcze jeden powód, dla którego food cost trzeba liczyć na bieżąco, a nie raz na pół roku: dostawcy podnoszą ceny. I rzadko robią to jednym dużym skokiem, o którym byś wiedział.

Przykład z życia: mozzarella, największa pozycja kosztowa w pizzerii. Dostawca podnosi cenę o 90 groszy na kilogramie. Miesiąc później o kolejne 70 groszy. Na pojedynczej fakturze tego nie widać - kwoty wyglądają normalnie. Po dwóch miesiącach food cost urósł z 29% na 31,5% i nikt nie wie dlaczego. Przy 80 000 zł obrotu te 2,5 punktu to 2 000 zł miesięcznie - za ten sam ser, na tych samych pizzach.

Jeśli śledzisz ceny z faktur, wyłapujesz taką podwyżkę przy pierwszej dostawie. I masz wybór: negocjujesz, zmieniasz dostawcę albo korygujesz ceny w menu. Jeśli nie śledzisz - dowiadujesz się po kwartale, z rachunku zysków i strat.

Jak to liczyć w praktyce, żeby nie zająć pół życia

Wiem, co teraz myślisz: brzmi świetnie, ale kto ma na to czas. Liczyłem to kiedyś ręcznie i powiem szczerze - przy kilku lokalach to godziny tygodniowo. Przepisywanie faktur do Excela, sumowanie kategorii, dzielenie przez utargi. Większość restauratorów odpuszcza po miesiącu. Sam odpuszczałem.

Dlatego zbudowałem sobie narzędzie, które robi to automatycznie - i z czasem stało się ono programem, z którego dziś korzysta 25 lokali. W Managerze Gastronomii faktury zaciągają się prosto z KSeF, system sam rozpoznaje dostawcę i kategorię, a food cost i labor cost przeliczają się na bieżąco z każdą fakturą i utargiem. Historia cen każdego produktu buduje się sama - podwyżkę mozzarelli widzisz przy pierwszej dostawie, nie po kwartale. Realnie zajmuje to kilkanaście minut tygodniowo.

Jeszcze w tym miesiącu dochodzi moduł food costu teoretycznego - wyliczysz koszt dania ze składników, a gdy cena na fakturze się zmieni, receptury przeliczą się same.

Od czego zacząć

Jeśli nic dziś nie liczysz, nie musisz zaczynać od wszystkiego naraz. Zacznij od food costu realnego za ostatni miesiąc: zsumuj faktury za towar, podziel przez utarg. Jedna liczba, godzina pracy. Jeśli wyjdzie poniżej 33% - dobrze, pilnuj tego co miesiąc. Jeśli powyżej - masz konkretny problem do rozwiązania i wiesz, ile jest wart.

A jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda, gdy liczy się samo - umów bezpłatną prezentację. 20 minut, na Twoich danych, bez zobowiązań.