Programy do gastronomii - jakie są rodzaje i jak wybrać?

Prowadzę 5 lokali od 8 lat i regularnie słyszę od innych restauratorów to samo pytanie: "jaki program polecasz do gastronomii?". I zawsze odpowiadam pytaniem: ale do czego? Bo "program do gastronomii" to jak "pojazd" - może chodzić o hulajnogę albo o tira. Większość nieporozumień przy wyborze softu bierze się z mylenia kategorii, które robią zupełnie różne rzeczy. Ten tekst porządkuje temat.

Systemy POS - serce sprzedaży

POS (point of sale) to system, na którym pracuje Twoja obsługa: nabijanie zamówień, rachunki, stoliki, komunikacja z kuchnią, fiskalizacja. Najpopularniejsze w Polsce to GoPOS i Dotykačka - oba nowoczesne, chmurowe, modułowe, z integracjami delivery i KSeF po stronie sprzedaży.

Dzisiejsze POS-y potrafią dużo więcej niż kiedyś: raporty sprzedaży, bestsellery z karty, rozliczanie kelnerów, a w rozszerzonych pakietach nawet moduły magazynowe. Bez dobrego POS-a lokal nie działa - to podstawa operacyjna.

Ale POS ma swoją naturę: patrzy na lokal od strony sprzedaży. Powie Ci, ile sprzedałeś, co schodzi najlepiej, jak pracują zmiany. Nie powie Ci natomiast, ile naprawdę zarabiasz - bo nie widzi Twoich faktur kosztowych, czynszu, ZUS-ów ani tego, że hurtownia podniosła w tym miesiącu ceny sera.

Programy magazynowo-recepturowe

Druga kategoria: stany magazynowe, gramatury, receptury, inwentaryzacje. Odpowiadają na pytanie "ile czego mam i ile schodzi na danie". Bywają osobnymi programami, bywają modułami POS-ów. Sprawdzają się tam, gdzie jest dyscyplina procesów - bo magazyn w programie jest tyle wart, ile rzetelność wpisywania dostaw i strat. W praktyce wiele lokali kupuje moduł magazynowy i porzuca go po dwóch miesiącach, bo wymaga codziennej pracy zespołu.

Programy do rezerwacji i zamówień online

Trzecia kategoria: rezerwacje stolików, własny sklep online, integracje z Pyszne/Glovo/Uber Eats. To narzędzia od strony gościa - wypełniają salę i dowożą zamówienia. Często są modułami większych ekosystemów POS.

Programy do kontroli kosztów i finansów

I czwarta kategoria - najmłodsza, przez lata w ogóle nieobecna w Polsce: programy, które patrzą na lokal od strony pieniędzy. Nie od sprzedaży, nie od magazynu - od odpowiedzi na pytanie "czy ja na tym zarabiam i gdzie mi ucieka".

Taki program zbiera faktury kosztowe (dziś najprościej: automatycznie z KSeF), utargi i koszty pracy, a potem liczy z nich wskaźniki na bieżąco: food cost, labor cost, marże, koszty w kategoriach, które sam ustalisz. Do tego śledzi ceny u dostawców faktura po fakturze i pilnuje terminów płatności.

Tę kategorię znam od podszewki, bo sam ją sobie zbudowałem. Przez lata szukałem takiego narzędzia, nie znalazłem nic sensownego w rozsądnej cenie - więc powstał Manager Gastronomii, z którego dziś korzysta 25 lokali. Ale niezależnie od tego, czy użyjesz mojego programu czy Excela: ta funkcja musi być w Twojej firmie czymś obsłużona, bo bez niej prowadzisz lokal na ślepo.

POS i kontrola kosztów to nie konkurencja - to dwa różne organy

Najczęstsze pytanie, jakie słyszę: "po co mi to, mam już POS-a". I to jest właśnie to nieporozumienie z kategorią. POS i program do kontroli finansów nie wykluczają się - one patrzą na dwa różne końce tego samego biznesu. POS widzi, co wychodzi z kuchni i za ile. Program finansowy widzi, co wchodzi fakturami, ile kosztuje zespół i ile realnie zostaje na koniec. Sam używam obu naraz w każdym lokalu: POS do sprzedaży, MG do pieniędzy. Jedno bez drugiego to połowa obrazu.

Jak wybrać? Zacznij od bólu, nie od programu

Zamiast pytać "jaki program kupić", zapytaj "co mnie najbardziej boli":

Obsługa się korkuje, zamówienia giną między salą a kuchnią - potrzebujesz lepszego POS-a. Nie wiesz, ile masz towaru i co znika z magazynu - moduł magazynowy plus, uwaga, dyscyplina zespołu. Sala świeci pustkami - narzędzia rezerwacji i sprzedaży online. A jeśli masz obroty, ale nie wiesz, czy i ile zarabiasz, gdzie uciekają pieniądze i czemu na koncie mniej, niż powinno być - potrzebujesz kontroli kosztów.

Z mojego doświadczenia: większość lokali ma POS od pierwszego dnia, a kontrolę kosztów... nigdy. I to jest dokładnie odwrotnie do wagi problemu, bo lokale rzadko padają od wolnego bonowania - padają od niewidocznych kosztów.

Czy jeden program może robić wszystko?

Kombajny istnieją i kuszą, ale moja praktyka jest taka: lepiej mieć dwa narzędzia, z których każde robi swoją robotę świetnie, niż jedno, które robi wszystko średnio. Dobry POS + dobra kontrola finansów pokrywają 90% potrzeb typowego lokalu. Resztę dokładasz, gdy naprawdę boli.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda ta druga połowa obrazu - food cost liczony na bieżąco, faktury z KSeF, ceny dostawców pod kontrolą - umów bezpłatną prezentację Managera Gastronomii. 20 minut, na Twoich danych, bez zobowiązań.